L’accueil que vous réservez à vos correspondants au téléphone en dit long sur la manière dont vous les traitez. Pour vous donner une meilleure image de votre entreprise, il doit être chaleureux, mais surtout professionnel. Lors de cet échange téléphonique en effet, la personne chargée de l’accueil doit se tourner vers son interlocuteur afin de faire preuve d’écoute, de disponibilité et d’empathie.
Opter pour une permanence téléphonique externalisée
Si vous dirigez une entreprise, l’accueil téléphonique sera le premier vecteur de votre image de marque. Par conséquent, il doit être irréprochable et agréable afin que vous ayez toujours une bonne impression et établir une communication efficace. Afin d’y parvenir, votre société pourra alors choisir l’externalisation de la permanence téléphonique. Cette solution vous permet non seulement de garantir efficacement la réception de vos appels, mais aussi d’assurer une bonne communication. C’est ainsi que vous parviendrez à donner une bonne impression à vos appelants avec le savoir-faire du prestataire qui est spécialiste en la matière.
Faire preuve d’écoute et d’empathie
À moins d’avoir opté pour une permanence téléphonique externalisée, vous devrez maîtriser l’art de communiquer au téléphone. Pour y arriver, il vous faut alors écouter attentivement votre interlocuteur. De cette manière, vous parviendrez facilement à le renseigner, le conseiller ou l’orienter. Tout comme la capacité d’écoute, l’empathie est aussi de mise pour fournir un accueil téléphonique de qualité. En vous mettant à la place de la personne au bout du fil, vous comprendrez parfaitement la raison principale de son appel. C’est de la sorte que vous gagnerez sa confiance et pourrez facilement poursuivre la conversation.
Être compréhensible et efficace
Cette qualité est surtout nécessaire si vous êtes responsable ou travaillez au sein d’un service d’accueil téléphonique. Dans ce cas, votre vitesse d’élocution, votre ton ainsi que le débit de votre voix doivent être parfaits. Les informations que vous communiquerez seront alors fluides et transmises à votre interlocuteur. Par conséquent, votre correspondant saura que vous avez fait preuve d’écoute et de compréhension, puisque vous aurez rapidement traité sa demande. Pour être efficace au téléphone, il vous faut donc répondre clairement et précisément à chacune de ses requêtes.
Faire une conversation conviviale et positive
Dès le début de l’appel et jusqu’à la fin, il vous faut garder en tête ces deux mots : la convivialité et le fait de parler de façon positive. C’est de la sorte que vous parviendrez à satisfaire votre interlocuteur. N’oubliez pas les formules de politesse et faites très attention au ton que vous utiliserez. En effet, il est aussi crucial de bien choisir votre vocabulaire. Soyez à la fois souriant, aimable et courtois afin de renvoyer un sentiment d’empathie et de respect. Sinon, évitez de raccrocher en premier.
Être disponible à tout moment
Votre disponibilité est indispensable pour assurer un accueil téléphonique de qualité. Il ne faut en aucun cas montrer des signes d’impatience à votre interlocuteur. En effet, il ne doit pas du tout ressentir que son appel est dérangeant. Vous devrez alors vous efforcer de décrocher le téléphone avant la troisième sonnerie. Sachez qu’il n’y a rien de pire pour une entreprise qu’un service soit injoignable aux heures d’ouverture. Sinon, vous devez aussi laisser du temps à la personne au bout du fil et lui demandez s’il souhaite vous faire part d’une autre demande. Au moins, vous devez savoir s’il a été satisfait de la réponse que vous lui avez fournie.
Enregistrer vos conversations
Cette astuce intéressante vous offre l’opportunité d’analyser et de constater vos propres erreurs. Au lieu de mettre en scène des situations fictives, cela s’avère également nécessaire dans une démarche de formation. En écoutant vos appels, vous pourrez par exemple repérer les incompréhensions ou encore découvrir les techniques de questionnement les plus efficaces. Pour vous, ce sera en quelque sorte un moyen de progresser et de mener à bien vos prochaines conversations téléphoniques.